ARTICLE 1 – DESCRIPTION DES EQUIPEMENTS LOUES

L'ensemble des locaux de la Salle Intercommunale d'Animation Rurale située 34 Avenue Georges Clemenceau à La Châtaigneraie comprend :

-      Un hall d'entrée - Bar (120 m²) – Vestiaire - Sanitaires

-      Une petite salle (250 m²)

-      Une grande salle (450 m²)

-      Une scène (100 m²) avec 2 loges - sanitaire

-      Une salle de rangement du mobilier (le mobilier des salles se compose de 850 chaises et 82 tables rectangulaires pliantes de 120X80 et 77 tables rectangulaires de 150X80)

-      Un espace traiteur comprenant : 

a)  Zone préparation chaude

Est équipée de 1 fourneau 4 feux vifs, 1 four gaz, 1 sauteuse basculante, 1 four mixte 10 niveaux 2/1, 2 tables de travail (2400X700), 1 table chauffante (1900X700).

b)  Zone préparation froide

Est équipée d’une plonge (1720X600), 2 tables de travail (2400X700 et 1900X700).

c)  Zone laverie

Est équipée d’une machine à laver à capot (110 assiettes à l'heure), tables d'entrée et de sortie, plonge batterie.

d)  Zone chambres froides

Est équipée d’une chambre froide (1600X1200X2030), d’une armoire froide (520 l).

ARTICLE 2 – RESERVATION

a) Modalités

Les demandes de renseignements et les réservations sont à effectuer auprès de Madame Chantal ORION, Communauté de Communes du Pays de La Châtaigneraie – 02.51.52.62.37

Les prises de rendez-vous pour visiter préalablement la salle sont à faire directement auprès du gestionnaire de la salle au 06.22.30.81.88

Lors de la réservation, les personnes intéressées signaleront :

-      Les locaux devant être loués

-      La durée de la location

-      L'objet de la réunion et le nombre approximatif des personnes attendues

-      Le nom de la personne morale locataire

-      Les besoins en matériel.

Les inscriptions ne peuvent être enregistrées :

-      Plus de un an et demi à l'avance.

Une association ne pourra pas être assurée de l'utilisation de la salle d'une année sur l'autre à la même période, sauf accord préalable du Président de la Communauté de Communes ou du Bureau.

En cas de litige sur une réservation à la même date par plusieurs demandeurs, le Bureau de la Communauté de Communes sera chargé de trancher.

b) Arrhes

Au moment de la réservation, une somme équivalente à 50 % du montant de la location au jour du dépôt de la demande devra être versée au compte de la Communauté de Communes à titre d'arrhes.

Le versement des arrhes restera acquis à la Communauté de Communes du Pays de La Châtaigneraie en cas de désistement des demandeurs moins de 3 mois à l'avance sauf cas de force majeure dûment constaté.

En cas de force majeure ou de réquisition de la Salle, les arrhes seront restitués intégralement au demandeur.

c) Clés

Les clefs sont obligatoirement à retirer :

-      Auprès du gestionnaire de la salle.

d) Assurances

Une attestation de responsabilité civile sera exigée à l'appui de toute demande de location pour couvrir les risques d'incendie et sinistres graves. Dégradations de matériels et mobiliers, vol ou perte de biens appartenant aux invités, accidents corporels pouvant survenir, dégradations des espaces verts de la Salle d'Animation Rurale relèvent de la responsabilité des utilisateurs.

e) Débit de boissons alcoolisées et musique

Pour le débit de boisson : demande à la mairie de La Châtaigneraie

Arrêt légal de la musique à 2 heures. Pour prolonger la soirée, faire une demande de dérogation à la Mairie de La Châtaigneraie.

ARTICLE 3 - TARIFS

Les tarifs de location de la Salle Intercommunale d'Animation Rurale sont fixés pour l'année civile par le Conseil de Communauté.

La salle ne sera mise à disposition gratuitement que pour les manifestations organisées par la Communauté de Communes.

Les tarifs s'entendent T.V.A. comprise.

Les tarifs "semaine" sont appliqués du lundi au vendredi.

Les tarifs "week-end" sont appliqués les samedis et les dimanches.

Un tarif préférentiel a été envisagé pour les associations de parents d’élèves des deux collèges de La Châtaigneraie aux conditions suivantes :

-       Une manifestation par an, non lucrative avec entrées gratuites et organisée  en semaine

-       Tarif de location de 100 €. (grande salle et scène comprise)

Les tarifs fixés s'entendront pour 24 heures et courent du matin au matin, sauf accord préalable du Président de la Communauté de Communes ou de son préposé. La mise à disposition du complexe la veille de la réservation est subordonnée à cette autorisation.

Le tarif appliqué sera celui en vigueur le jour de la manifestation et non pas celui du jour de la réservation qui n'est utilisé que pour fixer le montant des arrhes.

Les tarifs comprennent la mise à disposition des tables et chaises entreposées dans le local matériel.

ARTICLE 4 - SECURITE

Il est interdit de recevoir dans les salles plus de personnes que le nombre défini par la Commission de Sécurité du 10 mars 1994, soit :

Effectif du public : complexe 700 m² - 1 pers/m² = 700 personnes

Effectif du public : grande salle 450 m² - 1 pers/m² = 450 personnes

Effectif du public : petite salle 250 m² - 1 pers/m² = 250 personnes

Il est interdit de ne pas respecter les normes édictées :

-       par l'arrêté du ministère de l'intérieur du 12/12/1984 portant approbation des dispositions complétant et modifiant le règlement de sécurité et de risque d'incendie et de panique dans les établissements recevant du public, dont notamment les articles L19 – L20 et suivants relatifs aux aménagements (annexe jointe)

-       par l’article R123-7 du Code la construction et de l’habitation (annexe jointe)

-       par l’arrêté ministériel du 23 janvier 1985 (annexe jointe).

Les portes de secours, ainsi que celle de l'entrée principale ne devront pas être fermées à clé.

L'accès aux portes et baies vitrées ne doit pas être gêné par quoi que ce soit pendant la présence du public. Il est interdit de stationner devant l’entrée principale et les issues de secours.

Il est formellement interdit de débrancher ou de camoufler les éclairages de sécurité et les blocs signalant les issues de secours.

Il est interdit d'y pratiquer des jeux ou actes bruyants, dangereux et immoraux et d'y introduire des animaux.

L'utilisation des confettis est interdite.

La personne désignée en qualité de responsable de la location est présumée avoir pris connaissance des consignes de sécurité de la salle et s'engage à prendre toutes les mesures prévues dans ce domaine :

-      Pour permettre le déroulement normal de la réunion

-      Pour contacter les services d'Incendie et de Secours tél. : 18

-      Pour contacter les services de la Gendarmerie : tél. : 17

-      Pour prévenir toutes dégradations sur l'immeuble et le matériel

Les usagers sont tenus de se conformer aux prescriptions et injonctions qui leur sont faites par les représentants de la Communauté de Communes ou par les forces de Gendarmerie.

Tous matériels amenés par les organisateurs, à l’intérieur ou aux abords de la salle, devront faire l’objet d’une demande écrite auprès du gestionnaire et répondre aux normes de sécurité demandées par la Commission Départementale de Sécurité (à savoir notamment un classement au feu de type M1).

Dans le cas contraire, cela engage la responsabilité de l'organisateur.

Ces matériels feront l’objet d’une autorisation par le gestionnaire de la salle.

ARTICLE 5 - MATERIEL

Les tables et les chaises mises à la disposition des utilisateurs devront être manipulées avec ménagement et attention. A l’issue de la manifestation, les chaises devront être nettoyées, empilées par couleur et stockées dans le local matériel.(selon le plan affiché)

Les tables devront être nettoyées, empilées correctement sur les palettes appropriées et laissées dans la salle.

L'écran de projection devra être manié avec la plus grande précaution, ne devra jamais être touché avec les mains et ne devra jamais servir de support d'affiches.

Le mur mobile séparant petite et grande salle ne devra être manié que par le gestionnaire de la salle.

ARTICLE 6 - SONORISATION

Est à la disposition des utilisateurs une sonorisation comprenant : 4 micros fils - 2 micros H.F. - 1 platine CD - 1 platine K7 - 1 tuner.

Il est indispensable qu'un responsable de chaque manifestation  prenne en charge l'utilisation de la sonorisation et prenne les renseignements nécessaires préalablement, la veille ou  l'avant-veille auprès de l'agent de la Communauté de Communes responsable.

ARTICLE 7 - TELEPHONE

Un poste téléphonique est mis à la disposition de la personne responsable de la location, strictement pour appeler les services de secours.

En cas d'utilisation abusive du téléphone pour des appels longue durée ou/et longue distance, des poursuites seront engagées.

ARTICLE 8 - CUISINE

La cuisine et ses sanitaires ainsi que le matériel mis à la disposition des utilisateurs doivent être laissés en parfait état de propreté, prêts pour un nouvel usage.

Le nettoyage des cuisines n’est pas compris dans le forfait nettoyage.

Les consignes pour l'utilisation du lave-vaisselle sont affichées à proximité. Il importe de bien les suivre.

ARTICLE 9 - ETAT DE LA SALLE ET DU MATERIEL

a) Rangement et nettoyage :

Après utilisation, la salle et toutes les pièces ayant servi pour les besoins de la manifestation devront être rangées, balayées et laissées dans un état de propreté correct. Dans le cas contraire,  un nettoyage complémentaire sera facturé, après constat avec le gestionnaire de la salle.

Les utilisateurs doivent obligatoirement nettoyer les sanitaires (publics et loges).

Le Communauté de Communes assure le nettoyage des sols des différentes salles et locaux annexes, la cuisine devra être nettoyée complètement sous la responsabilité de l'utilisateur par le traiteur chargé des repas et laissée propre par l’utilisateur de la salle.

Dans le cas contraire le Tarif Nettoyage sera appliqué, après constat avec le gestionnaire de la salle                                       

Tous déchets et emballages vides devront être portés dans le local poubelles situé à l'extérieur de la salle à côté de la cuisine, dans des sacs plastiques fermés.

Les cartons doivent êtres pliés dans le local poubelles. Les verres, les bouteilles, les plastiques et les papiers devront être déposés dans le contenant Tri Sélectif

En quittant la salle, l'utilisateur doit s'assurer :

-      Que les lumières sont toutes éteintes

-      Que les robinets d'eau sont tous fermés

-      Que toutes les portes sont bien fermées à clef

-      Que la salle est propre

-      Que le mobilier et la vaisselle sont propres et rangés

b) Etat des lieux d’entrée et de sortie :

Un état des lieux de la salle sera effectué lors de la prise en charge des clefs et après chaque utilisation, en présence du gestionnaire de la salle de la Communauté de Communes et du référent

ARTICLE 10 - VAISSELLE

Le tarif de location des verres et le coût de remplacement des verres cassés sont indiqués en pièce jointe.

Après utilisation, ils doivent être rangés propres dans les boîtes prévues à cet effet. Toute casse ou disparition sera facturée à l'utilisateur en fonction du coût de remplacement.

ARTICLE 11 – PRATICABLES

Lors de la réservation de la salle intercommunale d’animation rurale, il peut être réservé, pour la même période :

v  des praticables permettant de réaliser une avancée de scène :14 podiums de 2mx1m.

Les praticables ne devront être installés qu’à l’intérieur de la salle intercommunale d’animation rurale, et en présence du gestionnaire.

a)    Tarifs

14 praticables et praticables  ( à l’unité) sont indiqués en annexe.                                          

c) Réservation

Les réservations se feront auprès de la Communauté de Communes, en même temps que la réservation de la salle intercommunale d’animation rurale,

ARTICLE 12 - DEGRADATIONS

En cas de dégradation de l’ensemble des biens mis à disposition constatée en présence du gestionnaire, du Président de la Communauté de Communes ou de son préposé, l'utilisateur se verra pénalisé du montant des réparations, frais de remise en état ou de remplacement.

Des tarifs de remplacement pour table et chaise sont indiqués en annexe.

ARTICLE 13 - DIVERS

Le Président de la Communauté de Communes ou son préposé a, en tout temps, accès aux locaux concédés.

Les responsables de manifestation contenant des auditions musicales doivent se mettre en règle avec la Société des Auteurs Compositeurs et Editeurs de Musique (SACEM).

L'ouverture de la salle est conditionnée aux arrêtés municipaux et préfectoraux en vigueur (demande effectuée auprès de la Mairie de La Châtaigneraie).

Les clefs seront à remettre au gestionnaire de la salle qui vous les a confiées au moment convenu.

- Le Président de la Communauté de Communes du Pays de La Châtaigneraie se réserve le droit d’accepter ou non la location de la Salle Intercommunale d’Animation Rurale après avis du « Groupe Sécurité » de la Communauté de Communes du Pays de La Châtaigneraie composé ainsi :

       Le Président de la Communauté de Communes

       Le Maire de la Communes de La Châtaigneraie, siège de la Salle Intercommunale d’Animation Rurale et détenteur du pouvoir de police générale

       Le représentant des Maires du Canton

       Le Président de la Commission Bâtiment de la Communauté de Communes du Pays de La Châtaigneraie

       Le Président de la Commission Culture de la Communauté de Communes du Pays de la Châtaigneraie.

       Le responsable de la Gendarmerie

       Le Maire de la Commune du pétitionnaire (si association du canton).

- La vente de boissons alcoolisées ou non dans la salle devra être autorisée par le Maire de La Châtaigneraie, sur demande d’autorisation d’ouverture temporaire d’un débit de boisson.

- En application de l’Article L. 80 (Loi n° 91-32 du 10 janvier 1991, Art. 10-XI), dans les débits de boissons et tous commerces ou lieux publics, il est interdit de vendre ou d’offrir gratuitement à des mineurs de moins de seize ans des boissons alcooliques à consommer sur place ou à emporter.

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Le présent règlement est, à l'usage, susceptible de modifications

Je Soussigné (e), …………………………………………., responsable de l'organisation de la manifestation :

-        Certifie avoir pris connaissance du règlement intérieur ci-dessus

-        S'engage à le faire respecter